Asystentka, sekretarka - jak być profesjonalistką
Autorem artykułu jest Jacek Sz
Profesjonalna sekretarka, czy asystentka to niewątpliwie skarb dla każdego przełożonego. Jak stać się profesjonalną asystentką? Co powinna wiedzieć asystentka, zanim rozpocznie przygodę z biurem, czy sekretariatem?
Podstawowa rada dla asystentki to: NIGDY nie siedzieć bezczynnie! Jeśli aktualnie nie masz nic pilnego do zrobienia, to możesz skorzystać z poniższych porad. Oto lista 6 rzeczy, które możesz zrobić, zamiast siedzieć bezproduktywnie
1. Czyszczenie, reorganizacja biurka
Przejrzyj całe biurko. Oczyść szuflady z niepotrzebnych śmieci, poprzesuwaj przedmioty, aby były bardziej dostępne, wyrzuć stare pióra i długopisy, które nie piszą, wyczyść klawiaturę, monitor i telefon (te przeważnie zawsze wymagają czyszczenia). Innymi słowy, po prostu daj z siebie wszystko, aby biurko było ładnie posprzątane i zorganizowane.
2. Zrób przegląd plików w komputerze
Poprzeglądaj wszystkie pliki. Upewnij się, że wszystko jest aktualne i odpowiednio oznaczone. Posegreguj pliki do odpowiednich folderów, a niepotrzebne usuń. Na wszelki wypadek zrób kopię zapasową plików przed usunięciem.
3. Zapoznaj się z kontrahentami
Lista kontaktów, czy to w formie papierowej, lub elektronicznej, w programach takich jak MS Outlook, należy okresowo przeglądać i aktualizować informacje. I nie mówię tylko o numerze telefonu i adresie, ale także o drobnych szczegółach, o których dowiadujesz się, takich jak, nazwisko asystenta i numer telefonu(ważne informacje), imię małżonka i dzieci, sympatie i antypatie. Są to informacje tego rodzaju, które pomagają cementować relacje i sprawić, że klienci czują się doceniani.
4. Sprawdź materiały i sprzęt biurowy.
Sprawdź czy w biurze niczego nie brakuje. Zawsze powinien być zapas papieru, segregatorów itp. Sprawdź czy któreś elementy sprzętu biurowego nie wymagają wymiany? Poświęć trochę czasu i sprawdź czy nie ma tańszych dostawców artykułów papierniczych do biura.
5. Wpisz Wizytówki do kontaktów
Jeśli Twój szef ma ogromny stos wizytówek, wpisz te osoby, do listy kontaktów programu Outlook. Jeśli masz skaner wizytówek, będzie jeszcze łatwiej.
6. Odśwież swoje umiejętności obsługi oprogramowania
W dzisiejszych czasach, wysoki poziom umiejętności obsługi oprogramowania, dla asystentki, to bezwzględna konieczność. Poświęć trochę czasu, aby zwiększyć swoje umiejętności, z istniejącym oprogramowaniem, a nawet, ucz się i poznawaj obsługę nowego oprogramowania .
Pamiętaj, że nic nie wygląda gorzej, dla asystentki, sekretarki lub innego pracownika biura, niż siedzenie bezczynnie. Niezależnie od tego, ile pracy wykonujesz dziennie, wystarczy jedno spojrzenie, jak siedzisz bezczynnie i ktoś może wyciągnąć pochopne, niesprawiedliwe wnioski.
---Jak zostać profesjonalną asystentką - PORADNIK
Artykuł pochodzi z serwisu www.Artelis.pl
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz